دفتر کل حسابداری چیست؟
یکی از ارکان مهم حسابداری دفتر کل است که برای تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه حائز اهمیت است. به زبان ساده دفتر کل، دفتری است حساب‌هایی مانند دارایی‌ها و بدهی‌ها در آن درج می‌شوند.
تحریرِ دفاتر کل در کسب و کار الزام قانونی دارد و در صورت اهمال‌کاری، شرکت یا سازمان جریمه خواهد شد. دفتر کل باید در کنار دفتر روزنامه باشد تا از اشتباهات حسابداری و مالی کاسته شود.
بر اساس ماده 8 قانون تجارت هر تاجری موظف است حداقل هفته‌ای یکبار تمام معاملات را از دفتر روزنامه استخراج کرده، انواع مختلف معاملات را تفکیک و سپس هر نوع را در صفحه مخصوصی در دفتر کل به طور خلاصه ثبت کند.
دفتر کل به منظور تهیه ترازنامه و تهیه صورت‌های مالی در مجموعه‌های دارای کد اقتصادی، تدوین می‌شود. ترازنامه یا بیلان گزارشی از اطلاعات منابع اقتصادی، تعهدات اقتصادی و حق مالی صاحبان سرمایه است. این گزارش از دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه یک شرکت یا مجموعه اقتصادی در زمان مشخص و دفتر کل منبع اطلاعات ترازنامه است.
اجزای دفتر کل به شرح زیر است:
- عنوان حساب
- عنوان دفتر کل (در دفتر نوشته شده)
- صفحه
- شماره سند
- تاریخ
- شرح
- عطف
- بدهکار
- بستانکار
- تشخیص
- مانده
امروزه با تحول دیجیتال، دفتر کل کاغذی نیز به دفتر کل دیجیتال تبدیل شده‌اند و نرم‌افزارهای حسابداری حاوی دفتر کل الکترونیک هستند. اجزای دفتر کل الکترونیکی مانند دفتر کل کاغذی است و اجزای اصلی عبارتند از:
- حساب‌های دفتر کل
- کدگذاری حسابداری
- بخش‌های ثبت
- سندهای حسابداری
تعریف دفتر کل دیجیتال
با تحول دیجیتال و ظهور نرم‌افزارهای مالی و حسابداری و نرم‌افزارهای مدیریت منابع سازمانی (ERP) دفتر کل تغییراتی را تجربه کرده‌اند. اولین تغییر آن مدیریت دیجیتال دفتر کل است. در سامانه‌های ERP دفتر کل حسابداری یک سیستم الکترونیکی است که تمام تراکنش‌های مالی یک سازمان را به صورت سازمان‌یافته و خودکار ثبت و ذخیره می‌کند.
ساختار دفتر کل الکترونیکی همانند دفتر کل کاغذی است که در آن تمام بخش‌ها به صورت دیجیتال تعریف شده‌اند. اما برخلاف دفتر کلی سنتی که داده‌های مالی را به صورت دستی روی کاغذ وارد می‌کنند، در نرم‌افزارهای حسابداری دفتر کل الکترونیکی است و امکان ورود دستی در سامانه و یا اسکن عکس و اسناد وجود دارد.
مزایای دفتر کل الکترونیکی:
- یکپارچگی اطلاعات دفتر کل با دیگر ماژول‌های نرم‌افزار حسابداری
- دفت بالاتر و کاهش خطای انشانی به دلیل خودکار بودن محاسبات و ثبت داده‌ها
- سهولت دسترسی به اطلاعات تراکنش‌ها و معاملات مالی در هر زمان
- امکان جستجو و گزارش گیری آسان و سریع
- نگهداری جامع حساب‌ها و سازماندهی تمام تراکنش‌های مالی
برای اطلاعات بیشتر در زمینه حسابداری به این صفحه مراجعه کنید.
پایان/