حسابداری چیست؟

پرداختن به موضوع "دفتر روزنامه" مستلزم آشنایی با دانش حسابداری است. حسابداری فرآیند ثبت و جمع‌آوری اطلاعات و اسناد مالی یک سازمان و هر نوع کسب و کاری در هر اندازه و نوعی است. دانش حسابداری کمک می‌کند تا تمام این اطلاعات را ثبت و تحلیل کرد و در نهایت گزارش مالی ارائه داد.

در واقع با حسابداری مدیران سازمان‌ها و صاحبان کسب و کارها، دیدگاه جامع و دقیقی درباره وضعیت مالی خود و به زبان ساده "دخل و خرج" مجموعه کاری خود خواهند داشت. بدین ترتیب، مدیران و ذینفعان و دیگر افراد مرتبط با یک کسب و کار یا سازمان می‌توانند تصمیمات بهتر و دقیق‌تری برای بهبود وضعیت مالی خود اتخاذ کنند.

هر کسب و کار، سازمان، موسسه و یا شرکتی که از حسابداری استفاده می‌کند نیازمند ایجاد دفاتر قانونی حسابداری است. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل است تا فعالیت‌های اقتصادی در آنها ثبت و ضبط شوند.

این دفاتر باید به ممیز مالیاتی یا اداره دارایی ارائه شوند تا بررسی‌های لازم قانونی در زمان حسابرسی مالیاتی _ معمولا ابتدای سال مالی _ بر روی آنها انجام بگیرد.

دفتر روزنامه چیست؟ 

تمام رویدادهای مالی و محاسباتی طبق اصول و ضوابطی در دفتری به نام دفتر روزنامه نوشته می‌شود. ثبت مبادلات و معاملات مالی در دفتر روزنامه اولین مرحله حسابداری برای هر کسب و کاری است.

در گذشته سوابق رویدادهای مالی در دفاتر کاغذی ثبت و نگهداری می‌شدند که برای جست و جو و یافتن داده‌ها زمان زیادی لازم بود. با تحول دیجیتال در دنیای امروز، نرم افزارهای حسابداری شامل دفاتر روزنامه (Journal Entries) هستند که می‌توان تمامی سوابق تراکنش‌های مالی کسب و کارها را در آن به طور دائمی ذخیره کرد.

دیجیتالی شدن دفاتر روزنامه

در نسخه دیجیتالی دفتر روزنامه / دفاتر روزنامه باید ابتدا برای دفتر جدید عنوان مناسب مانند خرید، فروش، بانک، نقد و متفرقه ایجاد کنید.

دفتر روزنامه فروش دفتری است که برای صورت حساب‌های مشتری استفاده می‌شود. 

دفتر رونامه خرید برای حساب‌های فروشنده استفاده می‌شود.

دفتر نقدی برای پرداخت‌های مشتری کاربرد دارد.

دفتر روزنامه بانک برای حساب های فروشنده است.

دفتر متفرقه نیز رویدادها و عملیات متفرقه را شامل می‌شود.

ملزومات یک دفتر روزنامه دیجیتال

حفظ امنیت و محرمانگی از موارد واجب است.

ثبت اطلاعات بدهکار و بستانکار باید دقیق انجام بگیرد.

ثبت جزییات معاملات و رویدادهای مالی باید با دقت انجام بگیرد.

انتقال اطلاعات مالی به دفتر کل باید با دقت و در نهایت امنیت انجام بگیرد.

باید دفتر روزنامه با قوانین مالیاتی کشور تطبیق داده شود.

تاریخ دقیق معاملات باید حین یادداشت جزییات ذکر شود.

نباید این نکته مهم را فراموش کنیم که دفتر روزنامه از جمله اسناد مهم حسابداری است که دفتر رسمی و قانونی برای هر کسب و کاری محسوب می‌شود.

ثبت صحیح اطلاعات مربوط به مبادلات مالی از جمله پرداخت و دریافت و انتقالات مالی به مدیران مالی اجازه می‌دهد تا تمامی گردش مالی خود را به راحتی بررسی کنند و این داده‌ها به راحتی قابل جستجو و به سرعت به افراد  دیگر در آینده قابل انتقال است.

پایان/